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Auftragswesen

Das Auftragswesen von SDS BESTATTER ist der zentrale Bereich wo alle Auftrags- und Vorsorgedaten verwaltet werden. Alle vertragsrelevanten werden auf verschiedenen Seiten in übersichtlich und klar strukturierter Form eingetragen, die Kostenaufstellung(en) oder Rechnung(en), die Termine und Aufgaben, die auftragsbezogenen Formulare erfasst bzw zugewiesen. Das integrierte Dokumentenmanagement nimmt beliebige Dokumente auf, ob nun von externen Programmen, gescannte Vorlagen oder Videos – ganz egal. Was Sie nutzen, speichern und verwalten wollen, bleibt Ihnen überlassen.

 

Die Dateneingabe im Auftragswesen erstreckt sich über diverse einzelne Seiten, damit die Übersichtlichkeit gewahrt bleibt und Daten im jeweiligen Kontext gruppiert dargestellt werden. Eine Erleichterung, die unsere Anwender sehr zu schätzen wissen.

 

Grunddaten

Die sogenannten Grunddaten umfassen die Angaben zum Auftraggeber, dem Verstorbenen, dem Ehegatten, den Kindern und Angehörigen. Auch zum Nachlass können die relevanten Angaben getätigt werden. Für den Ablauf der Bestattung haben wir die Einteilung in Daten zur Aufbahrung, Termine und spezielle Angaben zur Trauerfeier und zur Beisetzung, zu den Überführungen und den Grabdaten vorgesehen. Die Grabdaten werden seit der Version 2017.2 in SDS BESTATTER von einer Grabverwaltung unterstützt, welche sogar als eigenständiges Modul in SDS BESTATTER zur Verfügung steht. Durch die direkte Verknüpfung zwischen dem Auftragswesen und der Grabverwaltung haben Sie über die Grabbelegungen inklusive aller relevanten Grabdaten – für Baumbestattungen sogar inklusive der Geokoordinaten – einen umfassenden Überblick.

Organisatorisches

Ergänzend für die Ablauforganisation stehen Ihnen ein voll integrierter Terminplaner – mit der Möglichkeit der Übergabe an mobile Endgeräte – und die „Aufgaben“ zur Verfügung. Die Terminautomatik sorgt für umfassende und direkte Aktualisierung Ihrer Termine, die „Aufgaben“ unterstützen Sie bei der Abarbeitung der vielen Teilaufgaben, die zu einer optimalen Auftragsabwicklung gehören. Unterstützt wird das Auftragswesen hier von unserem „Aufgaben-Monitor“, welcher auftragsübergreifend alle von Ihnen entsprechend definierten Aufgaben übersichtlich darstellt und permanent aktualisiert.

Um die Abrechnungen mit externen Mitarbeitern, wie Trägern oder auch Helfern bei Überführungen zu erleichtern, wurde die Funktion „Tätigkeiten“ eingeführt. Hier können Sie auf Vertragsebene zu den verschiedensten Arbeiten angeben, wer diese in welchem Umfang (Menge/Zeit) geleistet hat. Am Ende des Monats (Zeitraum ist beliebig) können Sie SDS BESTATTER dann die „Tätigkeiten“ auswerten lassen und erhalten für jeden Mitarbeiter eine Auflistung aller geleisteten Tätigkeiten. Diese Auswertung kann auf Wunsch auch in Form einer Abrechnung ausgegeben werden.

 

Formulare

Auf unser Formularwesen sind wir besonders stolz. Es bietet maximale Flexibilität bei einfachster Handhabung. Dafür stehen sowohl eine integrierte Textverarbeitung als auch unser Layout-Modul SDS PAGEPRO zur Verfügung, welches aufgrund seiner Leistungsfähigkeit auch bestens für die Erstellung von Trauerdrucksachen geeignet ist.

Ergänzt durch die Möglichkeit, jedem Formular eine ergänzende Datenstruktur durch unsere Technologie SDS FLEX zuzuweisen, kann auf so ziemlich alle Eventualitäten optimal reagiert und eine Automatisierung des Formulardrucks erreicht werden. Soll es doch hier und da individuell sein, so kann jedes Formular auch zum Auftrag bearbeitet und gespeichert werden. Dazu wird die Vorlage lediglich als Kopie zum Auftrag gespeichert.

Des weiteren können Formulare für die Ausgabe miteinander verknüpft werden, kann Formularen für den Versand als PDF aus dem Dokumentenmanagement weitere Dateien angefügt werden. Gleiches gilt für den Mail-basierten Faxversand. Jedes Formular können Sie vor der Ausgabe am Bildschirm kontrollieren und bei Bedarf noch Änderungen vornehmen, eine Kopie des gesendeten oder gedruckten Formular automatisch im Dokumentenmanagement hinterlegen lassen und vieles andere mehr.

 

Das Formularwesen von SDS BESTATTER wird Sie begeistern!

 

Weitere Funktionen

  • Verwaltung des Kundenkontos

  • Versand von SMS

  • Erfassung von Traueradressen für den Umschlag- oder Etikettendruck

  • Dokumentation (die elektronische Haftnotiz)

  • Columba-Schnittstelle

  • ADELTA.Finanz-Schnittstelle

  • abcfinance-Schnittstelle

  • Verträge duplizieren

  • Angebote erstellen

  • u.v.a.m.

 

Grabverwaltung

Die Grabverwaltung von SDS BESTATTER ist das jüngste Modul, welches das Leistungsangebot erweitert. Mit der Grabverwaltung wurde ein eigenständiges Modul installiert, welches Ihnen die Möglichkeit gibt, geschäftsübergreifend alle Gräber zu allen Friedhöfen übersichtlich zu verwalten. Dabei stehen Ihnen alle heutzutage aktuellen Grabarten zur Verfügung.

Zu allen Gräbern können alle zugehörigen Belegungen erfasst werden. Die Grabarten umfassen u.a. das klassische Erdgrab, das Kolumbarium oder das Naturgrab (bspw. Baumgräber). Durch die Möglichkeit, sogar die Geodaten des Grabes zu hinterlegen inklusive einer grafischen Karte, haben Sie die Möglichkeit Ihren Kunden einen umfassenden Service inklusive Lageplan und Wegbeschreibung zu bieten.

In Zukunft überwacht SDS BESTATTER den Ablauf der Nutzungszeit, bietet dies Möglichkeit der direkten Anlage von Rechnungen für den Grabenwehr, die Verlängerung oder den Wiedererwerb.